Dokumentenarchive

Da der Erfolg und die Akzeptanz des Dokumentenmanagementsystems in hohem Maße von professioneller Beratung und zuverlässigen Services abhängt, legt DOCBOX® großen Wert darauf, maßgeschneiderte Lösungen für Ihr Unternehmen anzubieten.

DOCBOX® befreit Sie täglich von einer großen Menge an Papier und fördert somit maßgeblich Ihr Tagesgeschäft.

Die integrierte OCR-Software liest und indiziert bei der Archivierung den gesamten Dokumententext. Geben Sie nur wenige Zeichen ein, Sie finden das gesuchte Dokument schnell – vergleichbar mit Suchmaschinen im Internet.

Wie in den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV- gestützter Buchführungssysteme (GoBS) gefordert, werden Dokumente sicher, unveränderlich, vollständig, korrekt und reproduzierbar ohne Verlust gespeichert.

DOCBOX® zeichnet sich durch schnelle und einfache Installation und Bedienung aus. Nach wenigen Minuten Installation und kurzer Einweisung können Sie DOCBOX® in kurzer Zeit in Ihrem Unternehmen einsetzen.

DOCBOX® ist benutzerfreundlich, leicht verständlich und plattformunabhängig. Die Software ermöglicht Ihnen einen individuellen und sicheren Umgang mit Ihren Dokumenten. Sie sparen Zeit, Geld, Papier und Platz.

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Was ist eine revisionssichere Software?

Werden aufbewahrungsbedürftige oder aufbewahrungswürdige Informationen und Dokumente gemäß den gesetzlichen Vorgaben und Pflichten archiviert, gilt die Software als revisionsfähig.

Was passiert mit den Dokumenten?

Die Dokumente werden 1:1 abgebildet und als PDF-Dateien in der Datenbank archiviert. Mit Hilfe einer leistungsstarken OCR-Software können Sie im gesamten Text nach Eingabeausdrücken oder Zahlenfolgen suchen und Dokumente jederzeit blitzschnell finden, anzeigen oder übertragen.

Das bedeutet, dass ein einmal archiviertes Dokument sofort verwendet werden kann. Ihre Dateien sind sicher und unveränderlich.

Verwenden Sie DOCBOX® für die Stellenbewertung

DOCBOX® bietet alle notwendigen Voraussetzungen für die Revisionssicherheit.

Ein geprüftes DMS (Document-Management System) ist Voraussetzung, um Dokumente nach dem Scannen vernichten zu können – dies ist ein wichtiger Aspekt der Buchhaltung.

Alle gesetzlichen Anforderungen und Pflichten zur Einreichung von Auditzertifikaten werden erfüllt.

Unbegrenzter Zugriff auf Ihre Informationen

Ein wichtiger Aspekt beim Umgang mit elektronischen Akten in DOCBOX® ist der effektive Zugriff auf Ihre Dokumente in Ihrer täglichen Arbeit, unabhängig von Zeit oder DOCBOX®. Anwender können aus nahezu jeder gewohnten Arbeitsumgebung direkt auf die DOCBOX® und die darin archivierten Dokumente zugreifen, sodass elektronische Akten jederzeit in den Workflow integriert werden können.

Durch Zusatzmodule wie Wiedervorlage, Stempeln oder Vermerken werden die elektronischen Akten in DOCBOX® stets aktuell gehalten, wodurch unterschiedliche Mitarbeiter diese bearbeiten können und somit effiziente und zeitsparende Abläufe realisiert werden. Öffnet der Mitarbeiter die DOCBOX® nicht, wird er per E-Mail über die zu ergreifenden Maßnahmen informiert.

Anwendungsbeispiel Bauunterlagen

Alle wichtigen Unterlagen eines Bauvorhabens, wie Pläne, Gutachten, Genehmigungen, Verordnungen oder sonstige Unterlagen, sind spezifisch für das Bauvorhaben zusammengefasst und können jederzeit und überall, auch auf der Baustelle, vollständig elektronisch bezogen werden.

Anwendungsbeispiel Kfz-Schadensakte

In einer Autowerkstatt ist es besonders wichtig, alle Dokumente, Berichte und Fotos zum Schadensfall zusammenzustellen und sofort darauf zuzugreifen. So können Sie schnell und einfach Informationen mit Kunden, Experten und Versicherungen austauschen.

Anwendungsbeispiel Personalakte

Bewerbung, Arbeitsvertrag, Bewertung, Arbeitszeugnis, Urlaubsantrag, etc. Alle Informationen zu den Mitarbeitern finden Sie in der elektronischen Personalakte. Aufgrund unterschiedlicher Zugriffsschutze werden alle Dateien sicher und vertraulich gespeichert, was auch im Sinne des Datenschutzes nach BDSG erfolgt.

Anwendungsbeispiel Mandantenakte

In einer Anwaltskanzlei ist es besonders wichtig, dass alle Dokumente, Berichte und Fotos zum aktuellen Fall zusammengestellt und sofort abgerufen werden können. Auf diese Weise können Informationen schnell und einfach mit Kunden, Sachverständigen, Gerichten, Versicherungen und Kontrahenten ausgetauscht werden.

Anwendungsbeispiel Garantieabwicklung

Während der Garantieabwicklung können Sie dem Reklamationsprozess ganz einfach Dokumente zuordnen. Das Anfertigen von Kopien von Dokumenten ist nicht mehr erforderlich.

Anwendungsbeispiel Beschaffungsdatei

Anfragen, Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen sowie Verträge oder sonstige Vereinbarungen sind jederzeit zugänglich. Führen Sie effektive Verhandlungen und verkürzen Sie den Beschaffungszyklus.

Anwendungsbeispiel Produktionsunterlagen

Zeichnungen, Datenblätter, Etiketten, Stücklisten, Arbeitsanweisungen, Bauanleitungen, Fertigungsaufträge, alles muss aufbewahrt werden. Mit DOCBOX® sind alle Dokumente immer am richtigen Ort.

Anwendungsbeispiel Versicherungsakte

Verträge, Dokumente, Berichte, Schadenfälle und Ausweise werden für jeden Versicherungsnehmer oder jede Familiengemeinschaft zentral gespeichert.

Anwendungsbeispiel Patientenakte

Für eine gute Patientenversorgung sind neben der ärztlichen Behandlung vielzählige patientenbezogene Unterlagen erforderlich: Arztbriefe, Befunde und bereits durchgeführte Behandlungen. Mit der DOCBOX® sind Ihre Dokumente dort, wo sie hingehören.